Výmenný úrad
Výmenný úrad (Office of Exchange) je prevádzkou, kde do krajiny vstupujú a z krajiny vystupujú medzinárodné zásielky určených národných operátorov. Činnosť výmenných úradov upravujú tzv. Akty Svetovej poštovej únie (United Postal Union, Bern) tak, aby boli jednoznačné a jednotné pre celý svet. Podaná zásielka adresovaná do cudziny sa objaví na výmennom úrade, kde sa na základe použitého produktu (List, balík, a pod.) a zvolenej priority zatriedi na výpravu pre konkrétny výmenný úrad v cieľovej krajine určenia zásielky. Ocitne sa v uzávere (vrece) a závere (tiež depeša = viac vriec pokope). Každé vrece je označené vlajočkou, ktorá definuje krajinu pôvodu, určenia a príslušné výmenné úrady, spôsob prepravy - pozemne, letecky, kombinovane (S.A.L.), prioritu, číslo depeše a vreca, druh produktu, leteckú, či inú prepravnú linku, počet zásielok vo vreci, pokiaľ sú zásielky evidované čiarovým kódom a váhu uzáveru. Väčšina týchto informácií je prenesená aj do 29 znakového čiarového kódu vlajočky pre jednoduché spracovanie na výmenných úradoch alebo letiskách. Depešu sprevádzajú príslušné prepravné doklady. Pokiaľ bola poslaná zásielka s čiarovým kódom, informácia o nej ako aj o celej príslušnej depeši je elektronicky zaslaná krajine určenia. Pohyb väčšiny zásielok s čiarovým kódom (Track&Trace) je možné sledovať na web stránke určeného operátora. Výmenné úrady väčšinou sídlia v priamej blízkosti medzinárodných letísk, resp. tam majú vlastné AMU (Air Mail Unit), keďže väčšina materiálu, nielen prioritného je prepravovaná letecky.
Obdobne funguje zasielanie v smere na Slovensko. Depeše z výmenných úradov celého sveta sú prepravené na výmenný úrad na Slovensku, ktorý ich spracuje a zásielky zatriedi ďalej do toku vnútroštátnej prepravy.
Office of Exchange
Office of Exchange (OE) is a place where all inbound and outbound international mail is allocated. Operation at these offices of designated postal operators in countries all around the world is described by Acts of United Postal Union (Bern).
Collected international items are forwarded to the OE. There are sorted per used product (Letter, Parcel etc.) and priority service (Prioritaire, economy) for designated OE in country of destination. Items are bundled and packed in a bag and dispatch (few bags together). Every bag is labeled with specific label. It contains information about country and OE of origin and destination, mail product, priority service, transport, route definition, dispatch number, bag number, number of items (if they are labeled with a barcode) and weight of a bag. Most of this information is readable in 29 characters label barcode , which makes the handling at OE’s and airports easier. For every dispatch also relevant documents for transport are created. If an item has a barcode, data about it and also data about whole dispatch are electronically transmitted to country of destination. Most of the items you can Track&Trace on websites of designated operators. Majority of OE’s are placed near international airports and have their own Air Mail Unit as most of mail even if it’s not priority is transported via aircrafts.
Similar is the flow from abroad to Slovakia. Dispatches from OE’s all around the world arrive to the OE where they are handled and items are sorted and inserted into the domestic mail flow.