Stiftelsesmøte/ første årsmøte Midnattsolcacherne Event Cache

Harstad trenger en egen geocachingsforening for å stå sterkere i ulike sammenhenger.
Du inviteres herved til stiftelsesmøte og foreningens første årsmøte torsdag 5. April klokken 1730- 1900, i Auditoriet i Statoils lokale i Margrethe Jørgensensvei 4.

Vi vil gjøre oppmerksom på at vi ikke er tilstede i resepsjonen og kan slippe inn etter eventstart. Vi oppfordrer alle til å logge "will attend/ skal delta" i forkant, slik at vi kan legge tilrette med besøkskort i forkant. Dersom dere kommer flere enn en person per "skal delta"- logg er det fint om dere skriver hvor mange som kommer.

Agenda:

1. Ønske velkommen, forklare behovet for en forening

2. Konstituering, herunder valg av møteleder, referent og to til å underskrive protokollen

3. Vedta navn

4. Vedta vedtekter

5. Vedta kontingent (om foreningen ønsker å ha det)

6. Budsjett

7. Velge personer til å være med i styret

8. Valg av revisor

9. Valg av valgkomité bestående av 2 medlemmer

10. Lansere logo konkurranse

11. Signere protokoll

Forslag til navn:

Midnattsolcacherne (er det noen som har noen andre forslag, så ønskes de hjertlig velkomne)

Forslag til vedtekter:

§ 1 Foreningens navn og formål

Foreningens navn er Midnattsolcacherne og ble stiftet 5. April 2018. Foreningens formål er å være en frittstående interesseorganisasjon for geocachere i Harstad og omegn. Foreningen skal arbeide for å fremme interessen for geocaching, og skape et miljø og aktiviteter for geocachere.

§ 2 Medlemsskap

1. For å bli medlem av Midnattsolcacherne må man være en «aktiv» geocacher. Du må være registrert som bruker på geocaching.com og ha logget minimum 1 funn.

2. Medlemsskap i Midnattsolcacherne skjer ved innmelding til styret

3. For å være medlem av Midnattsolcacherne må man enten bo i foreningens dekningsområde eller ha annen tilknytning til Harstad og omegn.

4. Foreningens medlemskontigent fastsettes årlig av årsmøtet. Kontingenten følger kalenderåret.

§ 3 Foreningens utøvende organer

§ 3-1 Årsmøte

Årsmøtet er organisasjonens øverste myndighet og skal avholdes innen utgangen av februar, og skal kunngjøres til foreningens medlemmer med minimum 1 måneds varsel. Dato for årsmøtet bestemmes av styret. Forslag til årsmøtet må sendes til styret senest 1 uke etter at årsmøtet er kunngjort. Innkalling sendes til medlemmene pr. epost innen en uke etter at forslagsfristen er gått ut. Dersom minst ¾ av medlemmene krever det, eller styret anser det som nødvendig, skal det innkalles til ekstraordinært årsmøte. Alle forslag/ saker innsendt årsmøtet avgjøres med simpelt flertall.

Årsmøtet behandler følgende saker:

1. Godkjenning av innkalling og saksliste

2. Konstituering, herunder valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen.

3. Foreningens årsberetning

4. Regnkap med revisormerknader

5. Innkomne saker

6. Budsjett

7. Valg av styreleder og styrets medlemmer

8. Valg av revisor

9. Valg av valgkomité bestående av 2 medlemmer

Ved personvalg med mer enn en kandidat eller dersom årsmøtet krever det skal avstemminger gjennomføres skriftlig. For å ha stemmerett på årsmøtet må man være fylt 16 år og årets kontingent være innbetalt. En stemme per nick registrert som medlem før årsmøtet. Ingen kan stemme etter fullmakt.

§ 3-2 Styret

Styret velges av årsmøtet, og er ansvarlig for organisasjonens virksomhet mellom årsmøtene.

Årsmøtet velger kun leder og styrets medlemmer, styret konstituerer seg selv i første styremøte etter årsmøtet. Styret skal inneha styreleder, nestleder, kasserer, sekretær og 0-2 styremedlemmer. Styret fordeler arbeidsoppgaver seg i mellom. En valgkomité bestående av 2 medlemmer utenfor styret skal sette sammen forslag til kandidater til styret i forkant av årsmøtet. Alle medlemmer over 16 år er valgbare til styret. Alle styremedlemmer må være bosatt innenfor foreningens dekningsområde.

§ 4 Økonomi

Midnattsolcacherne er en interesseorganisasjons som finansieres utelukkende av bidrag fra medlemmene og eventuelle støtteordninger. Foreningen kan ikke ha negativ saldo, men negativt regnskap kan tillates dersom det er egenkapital på konto. Regnskapsperioden følger kalenderåret og presenteres på årsmøtet.

§ 5 Signatur

Signaturrett tildeles leder og nestleder. Disse kan signere hver for seg.

§ 6 Vedtektsendringer

Endringer i vedtektene kan kun foretas på gyldig varslet ordinært eller ekstraordinært årsmøte, etter å ha vært på sakslisten, og krever 2/3 flertall.  

 § 7 Bruk av foreningens navn og logo

All bruk av foreningens navn og logoer skal på forhånd godkjennes av styret.

§ 8 Oppløsning

Oppløsning av foreningen kan kun vedtas gyldig på varslet ordinært eller ekstraordinært årsmøte og krever ¾ flertall. Ved vedtak om oppløsning innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsningen skal gjennomføres må vedtaket gjentas her med ¾ flertall.

Ved oppløsning vil foreningens eiendeler/ kassabeholding fordeles, etter fradrag av alle fordringer til veldedige organisasjoner.

Forslag til kontingent:

For året 2018 foreslås kontingenten å være 50 kroner.

Forslag til budsjett:

Forslag til styre:

Kunne du tenke deg å være med i styret, eller har du forslag til noen som kan gjøre en god jobb for geocachemiljøet vårt? Forslag til medlemmer til styret mottas med takk.

Forslag til valgkomité:

Forslag til medlemmer av valgkomité til årsmøte 2019 mottas med takk.

Forslag til revisor:

Forslag til revisor for regnskapet for 2018 mottas med takk.

EOene ønsker å understreke at foreningen ikke skal erstatte det gode engasjementet og initiativet som allerede er i geocachemiljøet i Harstad og omegn. Dette kommer som et tilskudd til alt det positive som allerede skjer.