Le Mega de Whittlesea (GC8EW40) s’est déroulé lors d’un week-end de novembre particulièrement venteux. La communauté des organisateurs et bénévoles, Geocaching Victoria, a géré avec élégance les conditions météorologiques hivernales inattendues, sauvant même la tente d’un géocacheur qui avait été emportée par un vent violent et organisant un superbe feu d’artifice malgré les fortes pluies. Bien que l’organisation de Mega-Events exige une large palette de compétences, la capacité des organisateurs à répondre sur le moment à n’importe quel problème inattendu (comme des tempêtes de vent surprises) est aussi importante que la préparation proactive nécessaire pour concevoir une expérience qui non seulement enchante la communauté des géocacheurs mais garantit qu’aucun géocacheur n’est laissé pour compte, y compris les géocacheurs ayant des troubles visuels ainsi que les sourds et malentendants.

Andrew Howard (RoamingHowie) a soutenu Geocaching Victoria dans le rôle important de Mega Leader. Ils se sont, le comité d’organisation et lui, attachés à créer une expérience Mega accueillante et accessible aux géocacheurs sourds et malentendants, après une légère mésaventure lors d’un Event plus tôt dans l’année. “Certains de nos géocacheurs malentendants étaient présents et tentaient de lire mon intervention sur mes lèvres. Ils étaient choqués car ils pensaient que j’avais utilisé un langage grossier pendant le discours”, a-t-il raconté. “Après discussion, tout le monde a bien rigolé, car nous avons découvert une légère erreur d’interprétation de ce qui avait été dit. Cela a toutefois mis en lumière l’un des défis auxquels certains membres de notre communauté peuvent être confrontés.” Considérant ces défis potentiels à l’avance, Andrew a pu travailler en étroite collaboration avec les membres de la communauté des sourds et malentendants pour prévoir des interprètes pendant le Mega afin qu’ils puissent participer pleinement aux festivités. Andrew a déclaré qu’il y a “un certain nombre de géocacheurs malentendants dans notre communauté australienne. Beaucoup d’entre eux ont contribué au GéoArt en Auslan (langue des signes australienne), qui comprend des énigmes vidéos permettant d’apprendre l’Auslan.” En réfléchissant à la manière d’inclure ces membres de la communauté, Andrew et son équipe d’organisation ont pu s’assurer qu’ils reconnaissaient les contributions de la communauté des sourds et malentendants au tableau de jeu du géocaching en créant un Mega-Event qui répondait à leurs besoins.

Une autre organisatrice du Mega de Whittlesea, Jo Cox (heymissjo), a apporté une contribution supplémentaire à l’inclusivité de l’Event. “Au départ, cela a commencé par une refonte du site web visant à illustrer que notre communauté s’adressait à tout le monde, aux individus, aux retraités, aux amateurs d’aventure, aux familles et surtout à ceux qui avaient besoin d’un peu d’amour.” Jo a également travaillé avec le comité pour s’assurer qu’ils concevaient l’espace physique lui-même afin de répondre aux besoins des membres de la communauté : “Nous avions une ‘zone de tranquillité’ pour les géocacheurs ou les membres de la famille qui avaient besoin d’un endroit pour se reposer. En tant que mère et belle-mère d’enfants ayant des besoins spéciaux, il arrive que des enfants (ou des adultes) souffrant de TDAH ou d’autisme aient besoin d’un endroit où ils peuvent aller pour se désensibiliser et se ressourcer.” Ce souci du détail a permis aux participants de l’Event de profiter de l’effervescence du week-end tout en répondant à leur besoin d’instants de stimulation sensorielle minimale.

Bien que la volonté d’inclure un public plus large lors des Events nécessite une approche réfléchie, adaptée aux différentes communautés, les hôtes peuvent envisager les quatre idées suivantes pour commencer ou poursuivre les efforts qu’ils ont déjà entrepris.

1. Une publicité judicieuse
Un marketing intentionnel visant à atteindre une variété de communautés fait une grande différence. Réfléchissez à la manière dont votre site web, votre groupe facebook, vos médias sociaux ou d’autres lieux de promotion peuvent exclure involontairement des personnes et étudiez quels changements peuvent être apportés pour améliorer l’accessibilité. Jo est confiante, “il y a des opportunités futures pour poursuivre et étendre ce qui a été initié au Mega de Whittlesea. Par exemple, j’aimerais en faire davantage avec notre site web pour ceux qui sont peut-être malvoyants, ou fournir plus de contenu avec des transcriptions.”

2. Cherchez des ressources
Jo a expliqué que Geocaching Victoria a travaillé pour obtenir un financement public afin de pouvoir créer une expérience incroyable pour la communauté. “L’une des principales exigences pour obtenir un financement était de montrer comment nous embrassions la diversité, soutenions les personnes de notre communauté ayant des besoins spécifiques et comment nous organisions un Event inclusif pour tous.” C’est ce financement supplémentaire qui a permis d’engager des interprètes pour l’Event. Bien que ce scénario spécifique ne s’applique pas à toutes les régions, il peut être utile de réfléchir à la manière dont les hôtes peuvent réunir des ressources supplémentaires et les allouer afin d’inclure davantage de personnes dans l’Event.

3. Mobilisez-vous tôt
Andrew encourage les organisateurs à “travailler avec les communautés identifiées dès le début, car cela permet d’établir des priorités dans les domaines qui seraient les plus utiles pour la communauté impliquée, ce qui est également utile pour garder cela à l’esprit lors de la planification d’autres activités”. Identifiez les communautés que vous souhaitez soutenir davantage lors de votre prochain Event et soyez proactif en vous engageant auprès des représentants concernés de cette communauté.

4. Évitez les intermédiaires
Interrogez directement les membres de la communauté que vous souhaitez intégrer pour savoir ce qui leur serait le plus utile. Andrew a expliqué que son équipe “a travaillé avec un certain nombre de membres de notre communauté de sourds et malentendants pour introduire l’idée de la présence d’un interprète et a ensuite travaillé avec eux pour identifier les éléments du week-end du Mega qui bénéficieraient le plus de l’appui d’un interprète”. Cela a permis d’assurer que les intentions des organisateurs aient l’impact qu’ils souhaitaient, dans ce cas, un événement plus inclusif pour les géocacheurs nécessitant des interprètes.

Les Events géocaching sont une merveilleuse façon de célébrer le caractère unique de chaque communauté, tout en faisant constamment de la place pour inviter encore plus de gens à prendre part à notre merveilleux jeu. Les organisateurs de Geocaching Victoria ont conçu de manière proactive un Event qui accueillait tous les adeptes du jeu dans leur communauté, puis se sont efforcés de répondre aux besoins des participants. Si vous envisagez d’organiser un Event à l’avenir, quelles communautés pourriez-vous inclure et par où allez-vous commencer ? Si vous avez organisé un Event inclusif dans le passé, quels conseils auriez-vous pour les autres organisateurs ?