Das Whittlesea Mega (GC8EW40) fand an einem unerwartet stürmischen Novemberwochenende statt. Die Organisatoren und freiwilligen Helfer von Geocaching Victoria haben den überraschenden Wetterumschwung gut gemeistert und konnten sogar das Zelt eines Geocachers retten, das vom heftigen Wind weggeweht worden war. Und trotz den schweren Regenfällen haben sie noch eine sensationelle Feuerwerksshow abgeliefert. Die Organisation eines Mega-Events erfordert eine Reihe wichtiger Fähigkeiten. Aber die Fähigkeit der Organisatoren, von einem Moment auf den anderen auf unerwartetes Chaos zu reagieren (wie überraschende Stürme) ist genauso wichtig wie die proaktive Vorbereitung, die ein Event benötigt, um die Geocaching-Community zu begeistern. Bei der Organisation sollte darauf geachtet werden, dass keiner vergessen wird, inklusive Geocachern mit sensorischen Empfindlichkeiten und diejenigen, die taub/schwerhörig sind.

Andrew Howard (RoamingHowie) hat Geocaching Victoria in der wichtigen Rolle des Mega-Hauptverantwortlichen unterstützt. Er und das Organisationskommitee wollten das Mega-Event zu einer Veranstaltung machen, die auch für taube/schwerhörige Geocacher einladend und machbar war, nachdem es bei einem Event früher im Jahr ein kleines Missgeschick gegeben hatte. “Einige unserer hörgeschädigten Cacher waren anwesend und hatten versucht, meine Ansage von den Lippen abzulesen. Sie waren schockiert, weil sie glaubten, ich hätte während der Rede einige Schimpfworte benutzt”, erinnert er sich. “Danach gab es eine Diskussion und viel Gelächter bei allen Beteiligten, als wir feststellten, dass es ein kleines Missverständnis über das Gesagte gab. Aber das half uns, einige der Herausforderungen zu sehen, mit denen manche in unserer Community konfrontiert sind.” Andrew hat im Voraus über potentielle Herausforderungen nachgedacht und hat eng mit Mitgliedern der tauben/schwerhörigen Community zusammengearbeitet. Während des Mega-Events wurden Übersetzer eingesetzt, sodass alle vollständig an den Festlichkeiten teilhaben konnten. Andrew bemerkte, dass es “eine Anzahl schwerhöriger Geocacher in unserer australischen Community gibt. Viele von ihnen haben zu einer Auslan (Australische Gebärdensprache) GeoArt Serie von Mysteries beigetragen, bei der es unter auch Videos zum Rätseln gibt, die einem Auslan beibringen.” Nach reiflicher Überlegung, wie man diese Community-Mitglieder inkludieren könnte, konnten Andrew und sein Team sicherstellen, dass der Beitrag von tauben/schwerhörigen Geocachern in der Community zum Spielbrett gewürdigt werden, indem man ein Mega-Event veranstaltete, das auf ihre Bedürfnisse eingeht.

Ein weiteres Orga-Mitglied vom Whittlesea Mega, Jo Cox (heymissjo) hat zusätzlich für Barrierefreiheit beim Event gesorgt. “Es begann ursprünglich mit einer Neuaufbereitung der Webseite mit einem Schwerpunkt darauf, dass unsere Community für alle da ist, Individualisten, Rentner, Abenteurer, Familien und besonders für diejenigen, die ein wenig Liebe brauchen.” Jo arbeitete mit dem Kommittee zusammen um sicherzustellen, dass auch die Räumlichkeiten den Bedürfnissen der Community-Mitgliedern gerecht wurden: “Wir hatten eine “stille Zone” für alle Geocacher oder auch Familienmitglieder, die vielleicht eine Ruhezone brauchen. Als Mutter und Stiefmutter von Kindern mit speziellen Bedürfnissen, weiß ich, dass Kinder (oder Erwachsene) mit ADHS oder Autismus einen Ort brauchen, an dem sie sich desensibilisieren und sich sammeln können.” Diese Achtsamkeit auf Details stellte sicher, dass Eventteilnehmer die Aufregung des Wochenendes genießen konnte und trotzdem ihrem Bedürfnis nach Augenblicken minimaler sensorischer Stimulation nachkommen konnten.

Es erfordert viel Nachdenken, wie man Geocaching Events einem breiteren Publikum zugänglich machen kann, wie man sie auf verschiedene Communities anpassen kann. Organisatoren können diese vier Ideen aufnehmen, um ihre Bemühungen dafür zu beginnen oder fortzusetzen.

1. Durchdachte Werbung
Ein bewusstes Marketing, das unterschiedliche Gruppen anspricht, macht einen großen Unterschied. Denkt darüber nach, wie Eure Webseite, Facebook-Gruppe, Soziale Medien oder andere Werbeorte unbeabsichtigt Leute ausschließen könnte und überlegt, welche Veränderungen gemacht werden könnten, um die Zugänglichkeit zu verbessern. Jo ist überzeugt dass “das, was beim Whittlesea Mega-Event begonnen wurde, in der Zukunft fortgesetzt und ausgeweitet werden kann”. Zum Beispiel würde ich gerne unsere Webseite für diejenigen mit Sehschwierigkeiten verbessern, und ich würde gerne mehr Inhalte mit Untertiteln reinbringen.”

2. Suche Ressourcen
Jo erklärt, dass Geocaching Victoria sich um Gelder vom Staat bemühte, damit sie ein tolles Event für die Community auf die Beine stellen konnten. “Eine wichtige Grundvoraussetzung, um Gelder vom Staat zu erhalten, war es zu zeigen, dass wir offen sind für Diversität. Wir zeigten, wie wir diejenigen in unserer Community mit speziellen Bedürfnissen unterstützen und wie wir ein Event veranstalten wollen, dass inklusiv für alle ist.” Es waren diese zusätzlichen Gelder, die es ermöglichten, Übersetzer für das Event anzustellen. Dieses spezielle Szenario trifft vielleicht nicht auf alle Veranstaltungsorte zu, aber es könnte helfen darüber nachzudenken, wie Organisatoren zusätzliche Gelder bekommen könnten und wie sie mit diesen Geldern die Veranstaltung für mehr Menschen zugänglich machen können.

3. Früh anfangen
Andrew ermutigt Organisatoren dazu “frühzeitig mit den einzelnen verschiedenen Gruppen zu arbeiten, denn das hilft, Gebiete zu priorisieren, die der betroffenen Gruppe am meisten hilft. Außerdem ist es auch hilfreich, dies im Hinterkopf zu haben, wenn man andere Aktivitäten plant.” Entscheidet, welche Gruppen ihr bei eurem nächsten Event gerne besser unterstützen wollt und geht proaktiv auf interessierte Mitglieder dieser Gruppe zu.

4. Direkter Input
Hört direkt den Mitgliedern der Gruppe zu, die ihr miteinbeziehen wollt, um zu erfahren, was am hilfreichsten wäre. Andrew sagte, dass sein Team “mit einer gewissen Anzahl von Leuten aus unserer tauben Community arbeitete, um die Idee eines Übersetzers einzubringen und arbeitete dann mit ihnen, um zu überlegen, in welchen Teilen des Mega-Wochenendes ein Übersetzer am besten einzusetzen ist.” Das sorgte dafür, dass die Absicht der Organisatoren auch die Wirkung erzielte, die sie erreichen wollten, in diesem Fall, dass es inkludierender für Geocacher war, die einen Übersetzer brauchten.

Geocaching Events sind eine tolle Art, die Einzigartigkeit jeder Community zu feiern und trotzdem noch mehr Leute zu unserem tollen Spiel einzuladen. Die Geocaching Victoria Organisatoren haben proaktiv ein Event organisiert, das jeden einlädt, der das Spiel in seiner Community spielt und arbeiteten dann daran, an die Bedürfnisse derjenigen zu denken, die kamen. Wenn Du in Zukunft ein Event organisieren willst, welche Communities möchtest Du inkludieren und wie fängst Du an? Wenn Du in der Vergangenheit bereits ein inklusives Event organisiert hast, welche Tipps hast Du für andere Organisatoren?