Whittlesea Mega event (GC8EW40) se konal během nečekaně deštivého listopadového víkendu. Komunita organizátorů a dobrovolníků Geocaching Victoria se s nečekaně zimním počasím vypořádala s grácií, dokonce zachránila stan hráče, který byl odnesen prudkým větrem, a navzdory silným dešťům uspořádala ohromující ohňostroj. Organizace megaeventů vyžaduje řadu důležitých dovedností, ale schopnost organizátorů reagovat v danou chvíli na neočekávaný chaos, který se jim postaví do cesty (např. nečekaná větrná smršť), je stejně důležitá jako proaktivní příprava, která je nutná k vytvoření zážitku, který nejenže potěší komunitu hráčů, ale zajistí i úžasné zapojení postižených od zrakově postižených až po neslyšící a nedoslýchavé.

Velkou podporou Geocaching Victoria byl hlavní organizátor Andrew Howard (RoamingHowie). On i organizační tým se snažili vytvořit opravdovský megazážitek, který by byl přívětivý a přístupný i pro neslyšící a nedoslýchavé hráče po menším neštěstí na Eventu na začátku roku. “Někteří z našich nedoslýchavých hráčů, kteří byli přítomni a snažili se odezírat ze rtů mé hlášení, byli šokováni, protože si mysleli, že jsem během projevu použil nějaké sprosté slovo,” vyprávěl. “Při následné diskusi se všichni zúčastnění hodně nasmáli, protože jsme zjistili, že to, co bylo řečeno, jsme si vyložili trochu špatně. To však pomohlo poukázat na jeden z problémů, s nimiž se někteří členové naší komunity mohou potýkat.” Vzhledem k tomu, že Andrew předem zvážil možné problémy, dokázal úzce spolupracovat se členy komunity neslyšících a nedoslýchavých na plánování tlumočníků během Mega, aby se mohli plně účastnit oslav. Andrew uvedl, že “v naší australské komunitě je řada hráčů se sluchovým postižením. Mnozí z nich se podíleli na sérii záhad GeoArt v australském znakovém jazyce, která obsahuje videa s hádankami pro výuku australštiny.” Díky promyšlenému způsobu zapojení těchto členů komunity se Andrewovi a jeho organizačnímu týmu podařilo zajistit, aby byl uznán přínos komunity neslyšících a nedoslýchavých ke geocachingu tím, že vytvořili megaevent podporující jejich potřeby.

Další organizátorka Whittlesea Mega, Jo Cox (heymissjo), přispěla k inkluzivitě akce.
“Zpočátku to začalo redesignem webových stránek se zaměřením na to, abychom ukázali, že naše komunita je pro všechny, jednotlivce, důchodce, dobrodruhy, rodiny a zejména pro ty, kteří potřebují trochu lásky.” Jo také spolupracovala s výborem, aby zajistila, že samotný fyzický prostor bude odpovídat potřebám členů komunity: “Měli jsme “klidovou zónu” pro všechny naše hráče nebo rodinné příslušníky, kteří by potřebovali oddechový čas. Jako máma a nevlastní máma dětí se speciálními potřebami vím, že někdy děti (či dospělí) s ADHD nebo autismem potřebují místo, kam mohou jít, aby se zbavily citlivosti a zklidnily.” Tato pozornost věnovaná detailům zajistila, že si účastníci akce mohli užít vzrušující víkend a zároveň splnit svou potřebu minimální smyslové stimulace.

Přestože snaha o zapojení širšího publika do geocachingových akcí vyžaduje promyšlený přístup, jedinečně přizpůsobený různým komunitám, mohou hostitelé zvážit následující čtyři nápady, jak začít nebo pokračovat v již započatém úsilí.

1. Promyšlená propagace
Záměrný marketing s cílem oslovit různé komunity má velký význam. Zamyslete se nad tím, jak vaše webové stránky, facebooková skupina, sociální média nebo jiná místa propagace mohou neúmyslně vylučovat lidi, a zjistěte, jaké změny lze provést pro zlepšení přístupnosti. Jo je přesvědčena, že “existují budoucí možnosti, jak rozšířit a pokračovat v tom, co bylo ve Whittlesea Mega započato. Ráda bych například více rozšířila naše webové stránky pro ty, kteří třeba špatně vidí, nebo poskytla více obsahu s přepisy.”

2. Hledejte zdroje
Jo se podělila o to, že Geocaching Victoria pracoval na zajištění vládního financování, aby bylo možné vytvořit úžasný zážitek pro komunitu. “Klíčovým požadavkem pro získání finančních prostředků bylo ukázat, jak jsme přijali rozmanitost, jak podporujeme osoby se zvláštními potřebami v naší komunitě a jak poskytujeme akci, která je inkluzivní pro všechny.” Právě z těchto dodatečných finančních prostředků bylo podpořeno najímání tlumočníků pro tuto akci. I když se tento konkrétní scénář nemusí týkat všech míst, může pomoci zvážit, jak mohou hostitelé shromáždit další zdroje a přidělit je ve prospěch zapojení většího počtu lidí do akce.

3. Zapojte se včas
Andrew doporučuje organizátorům, aby “spolupracovali s identifikovanými komunitami již na začátku, protože to pomáhá určit priority v oblastech, které by pro zapojenou komunitu měly největší přínos, a je také užitečné mít to na paměti při plánování dalších aktivit.” Určete, které komunity byste chtěli v rámci nadcházející akce lépe podpořit, a aktivně se zapojte do kontaktů se zainteresovanými zástupci těchto komunit.

4. Přímý vstup
Vyslechněte si přímo členy komunity, které chcete zapojit, co by jim nejvíce pomohlo. Andrew se podělil o to, že jeho tým “pracoval s vybranými členy naší komunity neslyšících, aby jim představil myšlenku přítomnosti tlumočníka, a poté s nimi pracoval na tom, aby určil, které prvky víkendu Mega by nejvíce využily tlumočnické zdroje.” To zajistilo, že záměry organizátorů měly požadovaný dopad, v tomto případě se jednalo o událost, která byla více inkluzivní pro hráče vyžadující tlumočníky.

Geocachingové eventy jsou skvělým způsobem, jak oslavit jedinečnost každé komunity a zároveň neustále vytvářet prostor pro pozvání ještě více lidí do naší skvělé hry. Organizátoři Geocaching Victoria aktivně navrhli událost, která přivítala všechny, kdo hrají tuto hru v jejich komunitě, a poté se snažili vyhovět potřebám těch, kteří se jí zúčastnili. Pokud plánujete v budoucnu uspořádat akci, jaké komunity byste mohli zvážit a jak začít? Pokud jste v minulosti pořádali inkluzivní akci, jaké tipy máte pro ostatní organizátory?