De Whittlesea Mega (GC8EW40) ond plaats in een onverwacht winderig novemberweekend. De groep van organisatoren en vrijwilligers, Geocaching Victoria, heeft het verrassende winterweer met gratie doorstaan. Ze hebben zelfs de tent van een geocacher gered nadat deze door de hevige wind was weggeblazen en ondanks de hevige regen een prachtige vuurwerkshow georganiseerd. Hoewel het organiseren van mega-events een aantal belangrijke vaardigheden vereist, is het vermogen van de organisatoren om op het moment zelf te reageren op onverwachte chaos (zoals onverwachte stormen) even belangrijk als de proactieve voorbereiding die nodig is om een ervaring te ontwerpen die niet alleen de geocachinggemeenschap verrukt, maar ervoor zorgt dat geen enkele geocacher achterblijft, met inbegrip van geocachers met zintuiglijke gevoeligheden en doven en slechthorenden.

Andrew Howard (RoamingHowie) hielp Geocaching Victoria door de belangrijke rol van Mega Lead op zich te nemen. Samen met het organisatiecomité was hij vastbesloten om een Mega-ervaring te creëren die uitnodigend en toegankelijk was voor dove en slechthorende geocachers. Dit naar aanleiding van een klein ongelukje tijdens een event eerder dit jaar. “Sommige van onze slechthorende cachers waren aanwezig en probeerden mijn aankondiging te liplezen en ze waren geschokt, omdat ze dachten dat ik tijdens mijn toespraak scheldwoorden had gebruikt”, vertelt hij. “Na wat discussie achteraf, ontstond veel gelach tussen iedereen die erbij betrokken was, nadat we een kleine misinterpretatie ontdekten van wat er gezegd was. Die hielp wel bij het belichten van één van de uitdagingen waar sommige leden van onze gemeenschap voor staan.” Van tevoren rekening houdend met eventuele uitdagingen, kon Andrew nauw samenwerken met leden van de dove en slechthorende gemeenschap om gebarentolken te laten werken tijdens het Mega, zodat iedereen volledig kon meedoen aan de festiviteiten. Andrew verklaarde dat er “een aantal slechthorende geocachers in onze Australische gemeenschap te vinden zijn. Velen van hen hebben bijgedragen aan een Auslan (Australische gebarentaal) GeoArt-serie met mysteries, waarbij puzzelvideo’s zitten die je Auslan leren.” Door zorgvuldig na te denken over hoe ze de gemeenschapsleden konden betrekken, waren Andrew en zijn organisatieteam in staat om de bijdragen aan het geocachespelbord die de dove en slechthorende gemeenschap gedaan hadden te erkennen door een Mega-event te organiseren met aandacht voor hun behoeften.

Een andere organisator van het Whittlesea Mega, Jo Cox (heymissjo) zorgde voor verdere bijdragen aan de inclusiviteit van het event. “In eerste instantie begon het met een herontwerp van de website waarbij de focus werd gelegd op het laten zien dat onze gemeenschap voor iedereen was, individuen, gepensioneerden, avonturiers, families en speciaal voor hen die wat liefde konden gebruiken.” Jo werkte ook met het comité om ervoor te zorgen dat de fysieke ruimte zelf ingericht werd, zodat hij voldoet aan de behoeften van gemeenschapsleden: “We hadden een ‘stille zone’ voor die geocachers of familieleden die wel een time-out konden gebruiken. Als moeder en stiefmoeder van kinderen met speciale behoeften, weet ik dat kinderen (of volwassenen) met ofwel ADHD ofwel autisme soms een plek nodig hebben waar ze even heen kunnen gaan om te desensibiliseren en te resetten.”
Dit oog voor detail zorgde ervoor dat deelnemers aan het event van het plezier tijdens het weekend konden genieten, terwijl ze ook konden voldoen aan hun behoefte aan momenten van minimale sensorische stimulatie.

Hoewel het streven naar het opnemen van een breder publiek bij geocache-events een zorgvuldige aanpak vraagt, speciaal toegespitst op verschillende groepen, kunnen organisatoren de volgende vier ideeën gebruiken om te beginnen of verder te gaan met de inspanningen waarmee ze al begonnen zijn.

1. Doordachte promotie
Doelbewuste marketing om een verscheidenheid aan gemeenschappen te bereiken maakt veel verschil. Denk na over hoe je website, facebookgroep, sociale media of andere plekken waar je reclame maakt, misschien onopzettelijk bepaalde mensen uitsluiten en bekijk welke veranderingen je kunt doen om de toegankelijkheid te vergroten. Jo is ervan overtuigd “dat er toekomstige mogelijkheden zijn om wat begonnen is bij het Whittlesea Mega uit te breiden en voort te zetten. Ik zou bijvoorbeeld meer met onze website willen doen voor wie misschien slechtziend is, of meer inhoud aan willen bieden met transcripties.”

2. Ga op zoek naar middelen
Jo vertelde dat Geocaching Victoria heeft gezorgd voor een overheidsbijdrage, zodat ze een geweldige ervaring konden creëren voor de gemeenschap. “Een belangrijke voorwaarde om de bijdrage te krijgen was laten zien hoe we diversiteit omarmden, hoe we mensen binnen onze gemeenschap met speciale behoeften ondersteunden en hoe we een event organiseren dat inclusief is voor iedereen.” Met dit extra geld konden de gebarentolken voor het event ingehuurd worden. Hoewel dit specifieke scenario misschien niet voor iedere locatie opgaat, helpt het je misschien wel na te denken over hoe je extra middelen kunt vinden en ze toe kunt wijzen aan het event toegankelijk maken voor meer mensen.

3. Betrek mensen vroeg
Andrew moedigt organisatoren aan “om vroeg aan de slag te gaan met vastgestelde gemeenschappen omdat dit helpt bij het prioriteren van dingen die het meest waardevol zijn voor die gemeenschap. Het is ook handig om dit in je achterhoofd te houden bij het plannen van andere activiteiten.” Stel vast welke gemeenschappen je beter wilt ondersteunen bij je volgende event en wees proactief in het benaderen van geïnteresseerde vertegenwoordigers van die gemeenschap.

4. Directe inbreng
Luister direct naar de leden van de gemeenschap die je wilt betrekken over wat het meeste zou helpen. Andrew vertelde dat zijn team “samenwerkte met een beperkt aantal van onze dove gemeenschapsleden om het idee van de aanwezigheid van een gebarentolk te introduceren en daarna met hen samenwerkte om vast te stellen welke elementen van het Megaweekend het meest gebaat zouden zijn bij een gebarentolk.” Dit zorgde ervoor dat de intenties van de organisatoren het gewenste effect hadden, in dit geval een event dat meer inclusief was voor geocachers die een gebarentolk nodig hadden.

Geocache-events zijn een fantastische manier om de uitzonderlijkheid van iedere gemeenschap te vieren, terwijl we steeds meer ruimte maken om nog meer mensen uit te nodigen ons geweldige spel te spelen. De organisatoren van Geocaching Victoria hebben proactief gewerkt aan een event dat iedereen die het spel speelt in hun gemeenschap verwelkomt en hebben toen gewerkt aan het tegemoetkomen aan de behoeften van hen die het event bijwoonden. Als jij van plan bent in de toekomst een event te organiseren, welke gemeenschappen wil jij dan opnemen en hoe ga je beginnen? Als jij in het verleden een inclusief event hebt georganiseerd, welke tips heb je dan voor andere organisatoren?