Les lecteurs assidus du Blog Geocaching ont vu des interviews de propriétaires de caches, de bénévoles de la communauté du geocaching et d’innombrables personnes qui contribuent à rendre notre jeu si spécial. Mais vous êtes-vous déjà demandé ce qu’impliquait l’organisation d’un Méga-Event ou d’une Block Party ?

Les Méga et Giga-Events sont des rassemblements ultimes pour un grand nombre de géocacheurs. En 2025, les géocacheurs auront également la possibilité d’assister ou d’organiser une Block Party pour célébrer les 25 ans du geocaching.
Tous ces events offrent une variété d’activités amusantes et attirent des géocacheurs du monde entier.

Pour en savoir plus sur ce qu’il faut pour donner vie à un grand event geocaching, nous avons rencontré Emily aka em_adventuring, Community Special Events Manager ici au Geocaching HQ :

Tout d’abord – quel est ton rôle au HQ ?

Je fais partie de l’équipe Community Volunteer Support. Nos responsabilités sont diverses, mais nous jouons tous un rôle important dans le soutien aux bénévoles de la communauté du geocaching et dans la gestion des directives relatives à la pose des géocaches.

Je consacre la majeure partie de mon temps au programme des Events au Geocaching HQ. Cela comprend la gestion des directives de pose, l’examen des demandes de Méga-Events, l’administration des avantages de parrainage du Geocaching HQ pour les Méga-Events, le soutien aux équipes organisatrices et la gestion de l’agenda de voyage très chargé de Signal the Frog.

Si un géocacheur est intéressé par l’organisation d’un Méga-Event ou d’une Block Party, que doit-il faire ?

Une fois que votre équipe a planifié l’Event et complété la page de la cache, vous pouvez trouver le formulaire dans la page du Centre d’aide pour les Caches Event dans la catégorie appropriée (3.7 pour les Block Parties et 3.8 pour les Méga-Events).
Vous devez toujours fournir autant de détails que possible avec la demande. Nous n’approuvons pas les demandes contenant peu de détails.
Nous examinerons la demande dans les jours ouvrables qui suivent et vous contacterons pour les prochaines étapes.

Est-ce que je dois planifier tous les aspects de l’event ?

Il n’est pas nécessaire que tous les éléments soient finalisés au moment où vous déposez votre demande, mais nous devons nous assurer qu’une planification suffisante a été effectuée pour que nous ayons une bonne compréhension de votre event.
Il s’agit généralement de confirmer le lieu, d’expliquer le thème, de proposer plusieurs activités spécifiques sur place et d’avoir une idée générale du prix d’entrée, qu’il soit gratuit ou modique.

Quelles sont les principales erreurs commises par les candidats dans leur dossier de candidature ?

Les Events doivent se dérouler dans un lieu unique et précis et célébrer les liens sociaux qui se sont noués grâce au geocaching.
Les activités de l’Event doivent encourager les participants à rester sur place et à participer à des activités telles que des ateliers, des conférences, des vendeurs, des jeux et de la nourriture.

Les projets d’events axés sur des activités telles que la randonnée, l’exploration de villes ou la recherche de géocaches à différents endroits ne répondent pas à ces lignes directrices et ne seront donc pas approuvés.
Si les activités annexes optionnelles — telles que les visites culturelles ou historiques, les randonnées, la recherche de géocaches, les promenades et les visites guidées — sont des activités optionnelles qui sont les bienvenues, elles ne peuvent pas être les principales activités promues de l’event.

Certains Méga-Events historiques, approuvés il y a de nombreuses années, peuvent mettre l’accent sur des activités hors site telles que la recherche de géocaches, mais nous n’approuvons plus de nouveaux Méga-Events ayant ce thème ou cette structure.

Quels conseils donnerais-tu aux organisateurs pour assurer la réussite de leur event ?

Il est essentiel d’investir dans votre communauté locale en y participant activement. Il peut s’agir d’organiser des events, de participer à des events ou de trouver des géocaches à proximité.
Même si les events près de chez vous sont peu fréquents, l’organisation régulière de petits rassemblements peut avoir un impact important et susciter l’intérêt pour des events plus importants.
En fait, de nombreux Méga-Events ont vu le jour lorsque les organisateurs ont programmé des events plus modestes pour créer un élan.

Les organisateurs de Méga-Events ont déclaré que leur participation à d’autres Méga-Events leur avait inspiré de nouvelles idées pour leurs propres events.
De nombreuses équipes reçoivent également le soutien d’autres équipes ayant de l’expérience dans l’organisation de Méga-Events.
L’organisation d’un Méga-Event est une entreprise de taille, et les conseils de ceux qui l’ont déjà fait sont incroyablement utiles. Nous sommes ravis de voir ce niveau de soutien et de travail d’équipe.

Les équipes qui s’associent à leur municipalité locale ou à l’office du tourisme local rencontrent souvent plus de succès, car la ville peut aider à promouvoir et à soutenir l’event.
J’ai également vu des équipes impliquer des entreprises locales pour fournir de la nourriture, des boissons, des marchandises et des activités amusantes, créant ainsi une merveilleuse façon de redonner à la communauté.

Peux-tu nous faire part d’activités particulièrement amusantes auxquelles tu as participé lors d’un Méga-Event ?

Lorsque j’ai participé au Genks Geocache Event 2023 (GC9TQ1W), des cacheurs locaux ont construit d’incroyables puzzles pratiques.
Certains d’entre eux étaient assez simples et d’autres nécessitaient de grandes compétences techniques.
Ils ont été installés en tant qu’Adventure Labs lors du Méga, mais certains auraient facilement pu être transformés en caches gadgets après l’event.
Il était amusant de voir la créativité de la communauté s’exprimer.

Lors du GeoSlovácko 2024 (GCAEHTY) en République Tchèque, j’ai également apprécié les activités qui célébraient la région de Slovácko.
Sur le site de l’event, les participants ont pu apprendre des choses sur la production locale de vin et les produits locaux, assister à des spectacles de danse traditionnelle et s’entretenir avec des reviewers bénévoles de la communauté geocaching qui répondaient aux questions des participants.

Quelle est la partie la plus difficile de ton travail ?

Lorsque je dois annoncer aux équipes organisatrices que leur demande n’est pas encore approuvée.
Tout ce que cela signifie, c’est qu’ils doivent fournir plus de détails, compléter davantage la planification ou modifier l’objectif de l’event.
Notre but est d’aider les équipes passionnées à organiser de grands events, et non de les décourager.
Nous voulons voir les équipes réussir à organiser quelque chose de passionnant pour leur communauté !

Quelle est la meilleure partie de ton travail ?

J’aime nouer des relations avec les équipes organisatrices des Méga-Events. J’aime voir leur créativité, leur passion et leur engagement.
Je travaille avec certaines équipes depuis plusieurs années maintenant, et il est inspirant de voir comment leurs events ont évolué au fil du temps.
Il a également été agréable de voir tant de nouvelles équipes organisatrices préparer de grands events pour 2025. Ce sera une année très spéciale pour la communauté !

Il y a déjà 98 grands events de planifiés pour 2025. Pour voir les Méga, Giga-Events et Block Parties à venir, consultez cette liste.

Écoutez Emily sur le podcast Inside Geocaching HQ (épisode 66) : Les grands events geocaching