Los ávidos lectores del Blog de Geocaching han visto entrevistas con propietarios de cachés, voluntarios de la comunidad e innumerables personas que ayudan a hacer que nuestro juego sea tan especial. ¿Pero alguna vez te has preguntado qué se necesita para organizar un Mega evento o una Block Party?

Los Mega eventos y Giga eventos son los encuentros más importantes para muchos geocachers. En 2025, los geocachers tendrán también la oportunidad de asistir o ser anfitriones de una Block Party para celebrar los 25 años de geocaching. Todos estos eventos ofrecen una variedad de actividades divertidas y atraen a geocachers de todo el mundo.

Para obtener más información sobre lo que se necesita para dar vida a un gran evento de geocaching, nos sentamos con Emily, también conocida como em_adventuring, gerente de eventos especiales de la comunidad aquí en Geocaching HQ.

Lo primero es lo primero: ¿cuál es su función en la Sede Central?

Soy miembro del equipo de apoyo a los voluntarios de la comunidad. Todos tenemos distintas responsabilidades, pero todos desempeñamos un papel importante en el apoyo a los voluntarios de la comunidad de geocaching y en la gestión de las directrices para esconder geocachés.

La mayor parte de mi tiempo lo dedico al programa de eventos de Geocaching HQ. Esto incluye gestionar las directrices, revisar las solicitudes de Mega eventos, administrar los beneficios de patrocinio de Geocaching HQ para los Mega eventos, apoyar a los equipos organizadores y gestionar la apretada agenda de viajes de Signal the Frog.

Si un geocacher está interesado en organizar un Mega evento o una Block Party, ¿qué debe hacer?

Una vez que tu equipo haya planificado el evento y completado la página del caché, puedes encontrar la solicitud en la página del Centro de ayuda para Eventos en la categoría adecuada (3.7 para Block Party y 3.8 para Mega eventos). Siempre debes proporcionar tantos detalles como sea posible en la solicitud. No aprobamos solicitudes con pocos detalles. Revisaremos la solicitud dentro de los siguientes días hábiles y nos comunicaremos contigo sobre los próximos pasos a seguir.

¿Necesito tener todos los aspectos del evento planificados?

No es necesario que todo esté finalizado al momento de presentar la solicitud, pero sí debemos asegurarnos de que se haya realizado suficiente planificación para tener una buena comprensión de tu evento. Por lo general, esto significa tener una ubicación confirmada, explicar el tema, varias actividades específicas en el lugar y una idea general del precio de la entrada, si es gratuita o de bajo coste.

¿Cuáles son los mayores errores que la gente comete en sus solicitudes?

Los eventos deben tener lugar en un lugar único y específico y fomentar las conexiones sociales realizadas a través del geocaching. Las actividades del evento deben animar a los asistentes a permanecer en el lugar y participar en actividades como talleres, conferencias, compra-venta, juegos y comidas.

Los planes de eventos centrados en actividades como senderismo, exploración de ciudades o búsqueda de geocachés en varios lugares no cumplen con estas pautas y, por lo tanto, no serán aprobados. Si bien las actividades secundarias opcionales (como visitas culturales o históricas, caminatas, búsqueda de geocachés, paseos y recorridos) son bienvenidas, no pueden ser las actividades principales del evento.

Algunos megaeventos heredados, aprobados hace muchos años, pueden centrarse en actividades externas como la búsqueda de geocachés, pero ya no aprobamos nuevos megaeventos con ese tema o estructura.

¿Qué consejos darías a los organizadores para garantizar que su evento sea un éxito?

Es fundamental invertir en la comunidad local participando activamente en ella. Esto puede incluir organizar eventos, asistir a ellos y encontrar geocachés cercanos. Incluso si los eventos en tu área son poco frecuentes, organizar reuniones más pequeñas de manera regular puede tener un gran impacto y despertar el interés en reuniones más grandes. De hecho, muchos Mega eventos comenzaron con promotores que organizaban eventos más pequeños para dar impulso al proyecto.

Los organizadores de Mega eventos afirman que asistir a otros Mega eventos les ha proporcionado nuevas ideas para los suyos propios. Muchos equipos también reciben apoyo de otros equipos con experiencia en la organización de Mega eventos. Organizar un Mega evento es una tarea importante y la orientación de quienes ya lo han hecho antes resulta increíblemente útil. Nos encanta ver este nivel de apoyo y trabajo en equipo.

¿Puedes compartir actividades particularmente divertidas en las que participaste en un Mega evento?

Cuando asistí al Genks Geocache Event 2023 (GC9TQ1W), los geocachers locales construyeron increíbles rompecabezas interactivos. Algunos de ellos eran bastante básicos y otros requerían mucha habilidad técnica para construirlos. Se instalaron como Adventure Labs en el Mega, pero algunos podrían haberse convertido fácilmente en cachés de dispositivos después del evento. Fue divertido ver la creatividad de la comunidad desplegada.

En GeoSlovácko 2024 (GCAEHTY) en Chequia, también disfruté de las actividades que homenajeaban a la región de Slovácko. Había zonas en el sitio del evento donde los asistentes pudieron aprender sobre la producción local de vino, comidas locales, disfrutar de espectáculos de danza tradicional e interactuar con revisores voluntarios de la comunidad de geocaching que respondieron las preguntas de los asistentes.

¿Cuál es la parte más desafiante de tu trabajo?

Cuando tengo que comunicar a los equipos organizadores que su solicitud no ha sido aprobada todavía. Lo único que significa es que deben proporcionar más detalles, completar más la planificación o cambiar el enfoque del evento. Nuestro objetivo es dar apoyo a los grupos apasionados por organizar eventos grandes, no desanimarlos. ¡Queremos ver a estos equipos tener éxito al planear algo divertido para su comunidad!

¿Cuál es la mejor parte de tu trabajo?

Disfruto construyendo relaciones con los equipos de organización de Mega Eventos. Me encanta ver su creatividad, pasión y compromiso. He trabajado con varios equipos a lo largo de varios años, y es inspirador ver cómo sus eventos han evolucionado a lo largo del tiempo. También ha sido divertido ver muchos nuevos equipos de organización preparando eventos grandes para 2025. ¡Va a ser un año muy especial para la comunidad!

Ya hay 98 eventos grandes planificados para 2025. Para ver los próximos Mega, Giga-Eventos y Block Parties, mira esta lista.

Escucha a Emily en el podcast Inside Geocaching HQ (Episodio 66): Grandes eventos de geocaching