Eifrige Leser vom Geocaching Blog haben Interviews mit Cache-Ownern, freiwilligen Helfern und zahllosen Leuten gesehen, die dazu beitragen, unser Spiel so toll zu machen. Aber hast Du Dich je gefragt, wie man ein Mega-Event oder eine Block Party organisiert?

Mega- und Giga-Events sind DIE Veranstaltungen für viele Geocacher. Im Jahr 2025 haben Geocacher auch die Möglichkeit, eine Block Party zu besuchen oder zu organisieren, um 25 Jahre Geocaching zu feiern. All diese Events bieten eine Vielfalt an tollen Aktivitäten und ziehen Geocacher aus aller Welt an.

Um mehr darüber zu erfahren, was es braucht, ein großes Geocaching-Event zum Leben zu erwecken, haben wir uns mit Emily, auch bekannt als em_adventuring, zusammengesetzt. Sie ist Managerin für Spezielle Community Events im Geocaching HQ:

Fangen wir vorne an – was ist Deine Rolle im Hauptquartier?

Ich bin Mitglied im Unterstützungsteam der freiwilligen Helfer. Wir haben im Team verschiedene Verantwortlichkeiten, aber wir alle spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der freiwilligen Helfer von Geocaching und beim Umgang mit den Richtlinien zum Verstecken von Geocaches.

Die meiste Zeit verbringe ich mit dem Event-Programm im Geocaching HQ. Das schließt die Richtlinien ein, das Überprüfen eingereichter Mega-Events, ich verwalte die Geocaching HQ Sponsoren-Gegenleistungen bei Mega-Events, wir unterstützen Orga-Teams und planen den sehr vollen Terminkalender von Signal dem Frosch.

Wenn ein Geocacher Interesse hat, ein Mega-Event oder eine Block-Party zu organisieren, was muss man da machen?

Wenn ein Team das Event geplant und das Listing fertiggestellt hat, findet man die Bewerbung im Hilfe-Center für Event-Caches unter der betreffenden Kategorie (3.7 für Block Party und 3.8 für Mega-Events).
In der Bewerbung sollte man immer so viel Informationen wie möglich angeben. Bewerbungen mit wenig Einzelheiten geben wir nicht frei.
In den nächsten Arbeitstagen überprüfen wir dann die Bewertung und kontaktieren die Owner über die nächsten Schritte.

Muss ich das Event in allen Einzelheiten geplant haben?

Nicht jedes Detail muss fertig sein bei der Bewerbung, aber wir müssen erkennen, dass die Planung ausreichend war, so dass wir das Event gut einschätzen können. Das bedeutet in der Regel, dass der Veranstaltungsort bestätigt ist, dass das Thema und mehrere spezielle Aktivitäten vor Ort festgelegt festgelegt sind und eine grobe Vorstellung über Eintrittspreise – ob es kostenlos oder ein geringer Preis ist.

Was sind die größten Fehler beim Einreichen?

Events sollten an einem festgelegten Standort stattfinden und die sozialen Verbindungen fördern, die durch Geocaching entstehen.
Die Aktivitäten beim Event sollten die Teilnehmer ermutigen, vor Ort zu bleiben und an Aktivitäten wie Workshops, Vorträgen, Verkaufsständen, Spielen und Essen teilzunehmen.

Eventpläne, die sich auf Aktivitäten beschränken wie Wandern, Stadterkundung oder Geocaches an verschiedenen Orten zu finden, entsprechen nicht den Richtlinien und werden deshalb nicht genehmigt. Nebenaktivitäten wie das Besuchen kultureller oder historischer Orte, Wanderungen, das Finden von Geocaches, Spaziergänge und Touren sind willkommene optionale Aktivitäten, aber sie können nicht die Haupt-Aktivitäten des Events darstellen.

Manche Mega-Eventserien, die schon vor vielen Jahren genehmigt wurden, konzentieren sich vielleicht auf Aktivitäten außerhalb des Eventgeländes, wie das Finden von Geocaches, aber neue Mega-Events mit diesem Thema oder diesen Inhalten werden heute nicht mehr genehmigt.

Welchen Ratschlag hast Du für Organisatoren um sicherzustellen, dass ihr Event ein Erfolg wird?

Es ist unentbehrlich, dass Du zu Deiner lokalen Community beiträgst, in dem Du Dich aktiv beteiligst. Das könnte das Organisieren von Events, Besuchen von Events sein und das Finden von Geocaches in der Nähe. Selbst wenn es in Deiner Gegend nur selten Events gibt, könnte die regelmäßige Organisation kleinerer Zusammenkünfte eine große Wirkung haben und größere Events inspirieren. Tatsächlich haben viele Mega-Events damit begonnen, dass die Organisatoren keinere Events veranstaltet haben, um Schwung aufzubauen.

Kannst Du besonders tolle Aktivitäten mit uns teilen, an denen Du bei einem Mega-Event teilgenommen hast?

Als ich am Genks Geocache Event 2023 (GC9TQ1W) teilnahm, hatten lokale Cacher tolle Mitmach-Rätsel vorbereitet. Manche davon waren ziemlich einfach, aber andere benötigten viel technisches Geschick. Sie waren als Adventure Labs beim Mega ausgewiesen, aber manche könnten hinterher leicht in einen Gadget-Cache verwandelt werden. Es hat Spaß gemacht, die Kreativität der Community so umgesetzt zu sehen.

Bei GeoSlovácko 2024 (GCAEHTY) in der Tschechischen Republik schätzte ich auch Aktivitäten, die die Region Slovácko feierten. Es gab Stellen auf dem Eventgelände, wo Teilnehmer etwas über die lokale Weinherstellung erfahren konnten, lokales Essen und Tanzvorführungen anschauen konnten. Man konnte sich auch mit Geocaching Reviewern austauschen, die Fragen der Teilnehmer beantworteten.

Welcher Teil Deiner Arbeit forder Dich am meisten heraus?

Wenn ich Orga-Teams sagen muss, dass ihre Bewerbung noch nicht genehmigt wurde. Das bedeutet, dass sie mehr Einzelheiten nachreichen müssen, mehr Planung reinstecken oder den Schwerpunkt des Events verändern. Unser Ziel ist es, leidenschaftliche Teams bei der Orga großer Events zu unterstützen, nicht sie zu entmutigen. Wir wollen, dass die Teams erfolgreich sind bei der Planung eines aufregenden Events für ihre Community!

Was ist der beste Teil Deiner Arbeit?

Ich baue gerne eine Beziehung zu Mega-Event Organisatoren auf. Ich liebe es, ihre Kreativität, Leidenschaft und Hingabe zu sehen.
Ich arbeite mit einigen Teams schon seit ein paar Jahren, und es ist inspirierend zu sehen, wie sich ihre Events mit der Zeit weiterentwickelt haben. Es macht auch Spaß zu sehen, dass so viele neue Orga-Teams große Events für 2025 vorbereiten. Das wird ein ganz besonders Jahr für die Community!

Für 2025 sind schon 97 große Events geplant. Schau Dir auf dieser Liste künftige Mega-, Giga-Events und Block Partys an.

Höre Emily im Inside Geocaching HQ Podcast (Episode 66): Große Geocaching Events